In occasione della sua seduta del 6 dicembre 2019, il Consiglio federale ha deciso di avviare uno studio sulla realizzazione di un registro centrale dei documenti ufficiali. Dovranno in particolare essere appurate le modalità della sua attuazione, le soluzioni tecniche e le responsabilità in seno all’Amministrazione federale. L’Archivio federale presenterà i risultati dello studio entro la fine del 2020.

L’idea di un registro centrale per facilitare la ricerca dei documenti ufficiali risale al 2008. Un primo progetto pilota è stato sviluppato dall’Archivio federale nel 2012, ma è in seguito stato sospeso.

Il sistema di gestione sarà ora introdotto in tutta l’Amministrazione federale tra il 2020 e il 2021. Poiché le condizioni tecniche e gli standard di ricerca on-line sono notevolmente cambiati dal 2012, la soluzione sviluppata all’epoca per un registro centrale non è più applicabile oggi. In uno studio, l’Archivio federale dovrà appurare se un registro centrale rimane la soluzione migliore per la ricerca di informazioni e l’accesso ai documenti ufficiali. Dovrà inoltre analizzare le nuove soluzioni tecniche e a chi incombe la responsabilità di questo strumento in seno all’Amministrazione federale. Per coadiuvare la realizzazione dello studio, i cui risultati saranno presentati al Consiglio federale entro la fine del 2020, sarà istituito un gruppo di lavoro interdipartimentale.